Ein Handelsregistereintrag in der Schweiz ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen oder ihre rechtliche Struktur ändern möchten. Der Prozess ist gesetzlich geregelt und bringt sowohl Rechte als auch Pflichten mit sich. Wir klären Sie auf:

Das Wichtigste in Kürze:

• Verpflichtung: Ein Handelsregistereintrag ist in der Schweiz für alle gewerblichen Unternehmen verpflichtend.
• Ablauf: Die Anmeldung erfolgt in mehreren Schritten, darunter die Erstellung der Gründungsdokumente, die öffentliche Beurkundung und die Einreichung beim Handelsregisteramt.
• Kosten: Die Kosten variieren je nach Unternehmensform, in der Regel zwischen CHF 800 und CHF 3.000.
• Pflichten: Nach der Eintragung bestehen Pflichten wie die Führung ordnungsgemässer Geschäftsbücher, die Einhaltung von Publikationspflichten und die Anmeldung bei den Sozialversicherungen.

Ablauf des Handelsregistereintrags

Der Handelsregistereintrag ist in der Schweiz für bestimmte Unternehmensformen vorgeschrieben – beispielsweise für Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Genossenschaften. Ein Eintrag im Handelsregister bringt mehrere Vorteile – darunter den Schutz des Firmennamens und die Transparenz gegenüber Dritten.

1. Vorbereitung der Dokumente

Bevor der Eintrag vorgenommen werden kann, müssen Sie verschiedene Unterlagen vorbereiten. Dazu zählen:

• Statuten des Unternehmens: Diese enthalten grundlegende Informationen wie den Unternehmenszweck, den Firmensitz, das Kapital und die Organisation.
• Gründungsurkunde: Insbesondere bei AGs und GmbHs ist eine öffentliche Beurkundung durch einen Notar erforderlich.
• Kapitaleinzahlungsnachweis: Der Nachweis, dass das notwendige Grund- oder Stammkapital auf ein gesperrtes Konto einbezahlt wurde.

2. Einreichen beim Handelsregisteramt

Mit den vorbereiteten Dokumenten wendet man sich an das zuständige Handelsregisteramt. In der Regel erfolgt die Anmeldung durch den Notar, der die Gründung beurkundet hat. Das Handelsregisteramt prüft die eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und Rechtmässigkeit.

3. Eintrag ins Handelsregister

Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt der Eintrag ins Handelsregister. Das Unternehmen erhält eine Handelsregisternummer, und der Eintrag wird im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) veröffentlicht. Ab diesem Zeitpunkt gilt das Unternehmen als offiziell gegründet und rechtsfähig.

Kosten des Handelsregistereintrags

Die Kosten für den Handelsregistereintrag können je nach Unternehmensform und Kanton variieren. Die wichtigsten Kostenfaktoren sind:

• Notariatskosten: Für die öffentliche Beurkundung fallen Notariatsgebühren an, die sich je nach Kanton und Umfang der Urkunde unterscheiden können.
• Handelsregistergebühren: Diese Gebühren variieren ebenfalls je nach Kanton und Unternehmensform. In der Regel liegen sie für eine GmbH oder AG zwischen CHF 600 und CHF 800.

Insgesamt können die Gründungskosten für eine GmbH oder AG, inklusive aller Gebühren, bei etwa CHF 2’000 bis CHF 4’000 liegen. Bei kleineren Unternehmen wie Einzelfirmen, die ebenfalls eintragungspflichtig sind, fallen geringere Gebühren an.

Pflichten nach dem Handelsregistereintrag

Mit dem Eintrag ins Handelsregister gehen mehrere Pflichten einher, die Unternehmer beachten müssen. Diese Pflichten sind entscheidend für die rechtliche und finanzielle Ordnung des Unternehmens.

1. Buchführungspflicht
   Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, sind zur ordnungsgemässen Buchführung verpflichtet. Diese muss so geführt werden, dass die Vermögenslage des Unternehmens jederzeit klar ersichtlich ist. Grössere Unternehmen unterliegen zudem der Pflicht zur Erstellung einer Jahresrechnung, die aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang besteht.
2. Revisionspflicht
   Kapitalgesellschaften wie AGs und GmbHs sind grundsätzlich revisionspflichtig. Kleine Unternehmen können sich jedoch unter bestimmten Voraussetzungen von der Revisionspflicht befreien lassen (sog. Opting-out). Diese Möglichkeit besteht, wenn das Unternehmen während zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weniger als 10 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt beschäftigt.
3. Publikationspflichten
   Änderungen im Handelsregister – wie etwa Änderungen im Verwaltungsrat, Geschäftsführerwechsel oder Kapitalerhöhungen – müssen ebenfalls im SHAB veröffentlicht werden. Diese Publikationen sind kostenpflichtig und müssen zeitnah nach dem Entschluss erfolgen.
4. Steuerliche Pflichten
   Eingetragene Unternehmen müssen sich zudem bei der zuständigen Steuerbehörde anmelden und sind zur regelmässigen Einreichung von Steuererklärungen verpflichtet. Abhängig von der Unternehmensform und dem Umsatz kann eine Mehrwertsteuerpflicht bestehen.
5. Arbeitsrechtliche Pflichten
   Unternehmen mit Angestellten müssen sich bei der AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung) anmelden und die entsprechenden Beiträge abführen. Zudem sind arbeitsrechtliche Vorschriften, wie die Pflicht zur Unfallversicherung, zu beachten.

Fazit

Ein Handelsregistereintrag in der Schweiz ist mehr als nur eine Formalität. Er stellt sicher, dass das Unternehmen rechtlich anerkannt und geschützt ist. Der Prozess ist mit Kosten verbunden, die je nach Unternehmensform variieren können. Ebenso bringt der Eintrag Pflichten mit sich, die Unternehmer unbedingt beachten müssen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Eine sorgfältige Planung und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben sind unerlässlich, um erfolgreich ein Unternehmen in der Schweiz zu gründen und zu führen.